エクセルで楽々校務

学校現場で使えるエクセルファイルや小技の紹介をしています。掘り出し物があるかもしれません。あと、今までの実践での疑問点もつぶやきます。

時間割作成ソフト「コマ割りくん」の公開

時期は全然外していますが、時間割作成ソフト(自称)も作っています。

全校の時間割を組むのはほんと頭痛い作業ですね。

当初は、乱数で自動作成も試みたのですが、あまりにも条件が多すぎて、

止めました(笑)

しかし、コマの重複を防ぐために、一度選択したクラスは「×」を出せるようにしました。

サンプルとして、最後に、小学校1年~5年までが3クラス、6年生4クラス、特別支援学級2クラスで実際に作ったものを載せました。ZIPで圧縮しています。評価いただけたら幸いです。

では、使い方です。

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①もくじファイルを開く。(■ 【スタート】時間割設定手順)

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時間割作成「コマ割りくん」もくじファイル

元号、年度、学校名を入力します。

・続いて、教務主任が全校の枠組みを設定します。もくじの教務設定1~4です。

まず、各クラスの時数配分を設定します。

②教務設定1で時数配分を決定する。

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教務設定1 時数配分

ピンクは各学年の標準時数なので、赤枠の抱き合わせ教科の配分を設定します。

 

③教務設定2で、実際の「コマ割り」をする。

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教務設定2 コマ割り

・AB週方式です。ほとんど変わらないので、2段にしています。

・選択済みのクラスは入力リストで「×」が出ます。これ、楽です。

・40行目からは時数チェックになっています。B1セルを押すとジャンプできます。

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時数チェック

・上のチェックでは、A週月曜1校時の体育で11(1年1組)が入っていますが、時数オーバーなので、時数チェック表で「ダメ」が赤塗りつぶし表示されています。

・「ページ頭へ戻る」を押すと、入力欄に戻れます。

 

④ 教務設定3で、担任名や専科担当者の姓を入力します。

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担当者名入力

・時間割一覧表に反映されます。

 

⑤ 教務設定4で、専科の時間割を出力し、検討します。

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教務設定4 専科教科の事前検討

・この時間は入れないとか、いろいろあると思うので、専科枠を検討します。

・P(パソコン教室)とT(図書室)は、各クラス時間割確定後でも決められます。

 

⑥ 各クラス担任が、クラス別のファイルに、残りの教科を入力します。

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各担任が残りの教科を入力する

・これまでに設定した、体育館や音楽室の設定情報が表示されるので、それを見ながら残りの教科を埋めます。左の方に時数チェック欄がありますので、合計が合うように入力すればOKです。

・左上のコードを変えれば、そのクラスの設定情報が表示されます。

・右下の赤枠は共通事項ファイルからリンクしています。(ZIPファイルに同包済み)

・別シートに、クラスの時間割表が作成されます。

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クラスの時間割表も作成される

・これを、私が開発した「e-週案」に貼ると、週案上で、各学期の見込み時数が計算されます。

つまり、週案とも連動しています。

e-週案の記事も書いていますので、興味があればお読みください。

週案(新開発) カテゴリーの記事一覧 - エクセルで楽々校務

 

続けます。

 

⑦ 印刷面1で、特別教室の割り当ても作成されます。

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特別教室割り当ても自動作成される

・このような感じで作成されるので、職員室に貼ったり、自分で持っておいてもいいですね。

 

⑧ 印刷面2で、時間割表が印刷できます。

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印刷面2 全校時間割表(AB週合成、分割両方)

・AB週合成と、AB週分割の両方が作成されます。

・1つの学年を2人で受け持つ場合、例えば理科で6-1,6-2をA先生、6-3、6-4をB先生などの場合は、隠れていますが、右の列で表示方法を調整できます。

 

こんな感じのソフト(自称)です。

自分としては、1月くらいに来年度の時間割組んで欲しいってお願いされたんですが、

3月までにこのソフトを作って、4月になって担任や専科教科が発表されて各種条件を設定して、約2日で時間割表を完成させることができました。

インターネットにもいろいろソフトがあると思うのですが、

このソフトの特徴は、

最初に教務主任が専科教科を設定して、残りは担任の先生に打ち込んでもらうという方法のソフトです。

これが現実的ではないかなと思います。

最後に、ソフトを埋め込んでいますので、興味がある方は、ダウンロードして使ってみてください。

1~5年は3クラス、6年は4クラス、特別支援学級2クラスで編成しました。

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使用ソフトは、エクセルです。

ZIPファイルです。使い方の説明文書も入っています。

 

よろしかったら、評価してみてください。

まあ、知る人ぞ知るマイナーなソフトだとは思いますが、

自己満足ということで、ご勘弁ください(^^;)

 

 

では、また。

外字ファイル(EUDC.TTE)とフォントは関連付けをしないと使えない

外字ファイルをPCに入れたのに、外字が「・」で表示される

という声を聞きます。

これは、関連付けをしていないからです。

例えは悪いかもしれませんが、

外字ファイル(◯◯.tte)は「魂」、フォントは「体」です。

魂だけだと、見えません。逆に、魂のない体は生きていません。

この両者は関連付けを行って初めて目に見える形になります。

では、具体的に、

埋め込みで、最新の外字ファイルを提示します。

これは、人名外字が全て入っています。(買ったらかなり高価だと思います(汗))

 ↑①これを、Cドライブの直下に置きます。

 

②フリーの外字リンクソフトをダウンロードします。

「外字リンカーは株式会社 武蔵システム(https://opentype.jp/)の製品です。」

 ③ 解凍して、⓵の外字ファイル「EUDC.TTE」と関連付けを行います。

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外字リンカーの設定方法

・「リンクファイルの指定」で、①でCドライブ直下に置いた「EUDC.TTE」を選択します。

・「すべてのフォントにリンクする」をクリックします。

(うまくいかない場合は、「指定したフォントにリンクする」で、よく使うフォント<MS明朝等>を指定してみてください。)

 

④「OK」をクリックします。

 

前回記事の「IMEユーザー辞書」を作成した後、この作業を行えば、全校児童生徒名の外字部分が自分のPCで表示されるようになります。

 

では、また。

 

 

imeユーザー辞書作成で、児童名2文字、教職員1文字入力ができる

勤務校でリースパソコンの入れ替えがありました。ある先生が画面を見つめながら作業。

辞書登録どやってやるんでしたっけ・・・?

・・・ってやりますって説明しました。

結構使ってくれてるんだな。

 

うちの学校は、IMEユーザー辞書をつくっています。

1文字打てば教職員の名前、2文字打てば児童の名前が変換候補に出てきます。

以前はATOKでやっていたのですが、今後ATOKが入らないことが判明。

今年度からはIME辞書で前記の機能を実現しています。

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【作業手順】

【作業1】 児童名簿、教職員名を「タブ区切り.txt形式」に変換する作業

① 全校児童の漢字、ふりがなの名簿を、CSVかエクセル形式で保存する。

 ・ この時点では、列の順が、

  漢字氏名→ふりがな(ひらがな)になっているようにする。

② ①のデータを、「01 児童氏名一括変換textファイル作成(IME用).xls」の

 「①児童データ入力」に貼り付ける。

★「01 児童氏名一括変換textファイル作成(IME用).xls」

 

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児童名簿を貼り付ける

③ シート「①-2」に2文字変換用データが作成される。

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シート①-2

④ ③のシートを(タブ区切り.txt形式)で名前を付けて、「ime-jidou」で保存する。

(すべてのファイル名は、半角英数を使うこと!)

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ime-jidouテキストタブ区切りで保存

 

⑤ 同様に、シート「②教職員データ入力」に教職員名を入力すると、

シート「②-2教職員IME辞書」に変換用データが作成されるので、(タブ区切り.txt形式)で名前を付けて、「ime-syokuin」で保存する。

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シート②

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シート②-2

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ime-syokuinテキストタブ区切り保存

 

⑥ 上記④、⑤で作成したテキストファイルを合体して貼り付け、テキスト(タブ区切り)の形式で、名前を付けて保存で、「ime-dic」という名前を付けてデスクトップに保存する。(年度が変わってもファイル名は変えない。)

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テキストを合体させる

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ime-dicで保存する

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【作業2】★【作業1】で作成したテキスト形式ファイルを、

     IMEユーザー辞書ファイルに登録する作業

 

   <準備> 【作業1】で作成した「ime-dic」を、全職員に配付する。

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① 全職員は、配付された「ime-dic.txt」ファイルをデスクトップに保存する。

 

② 自PCのデスクトップで、IMEを日本語変換モード「あ」にしてから、

【CTRLキー + F7キー 】を押すと、単語登録画面が出てくる。

  左下の「ユーザー辞書ツール」を押す。

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CTRL+F7

 

③  上のバー内で、「ツール」 → 「テキストファイルからの登録」 をクリックする。

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「テキストファイルからの登録」をクリック

 

④  デスクトップに落とした「ime-dic.txt」を選択し、開きます。

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単語が登録される

⑤  単語が登録されます。ウインドウを閉じます。

なお、転入生のデータは、これを消さなくても上書きで入りますから、

上乗せしたime-dicを登録すればOKです。

 

以上です。

 

<確認>

① ワードを立ち上げて、文字を入力します。

② 変換は、スペースキーで行います。

児童名は2文字、教職員名は1文字で、変換できればOKです。

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教職員名は1文字で変換できる

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児童名はひらがな2文字で変換できる

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●まとめ

手が込んでいるようですが、要は、

①  エクセルで、ひらがな読み、氏名、名詞 の順になっている、3列のデータを作成し、テキスト(タブ区切り)形式で保存する。

 

②IMEユーザー辞書に登録する。

 

という2種類の作業でユーザー辞書はつくれます。変換候補も学習されるので、結構便利です。

 

次回は、外字登録とフォントの関連付けについて書きたいと思います。

これをしないと、外字は「・」になって、印刷されませんからね。

 

では、また。

電子出席簿(自動オートシェイプ縦線)e-出席簿

昨年度から出席簿が電子化されました。

ところが、教育委員会から配付されたエクセルファイルは、計算は自動なのですが、

祝祭日、休日の赤縦線は、手動で引かないといけないものでした。

・・・これって電子化じゃなくて、ただの印刷費削減なだけじゃないか・・・

これまでは、冊子で各校に配られていました。

赤や黒の縦線を児童数分引けて、休日や祝祭日も自動で引ける出席簿が欲しい!

・・・改造しました。

もちろん、管理職に話しました。「是非、改造してください。」

理解のある頭の柔らかい管理職でよかったです。

どのように改造したかというと、

①まず、設定ファイルをつくり、祝祭日名や授業日設定、名簿は一括管理できるようにしました。

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e-出席簿設定ファイル

②入力と印刷ファイルを分けました。

入力はすべて入力ファイルから行います。欠席理由、停止・忌引き、編入学、月末児童数など、すべての情報を、ほぼ選択入力で記入できるようにしました。

リスト入力が大変好評です。もちろん、通信簿、指導要録にリンクできるように設定しました。

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e-出席簿の入力専用ファイル

③印刷専用ファイルでは、

ボタンを押すと、クラスの児童数分、赤や黒の縦線を自動で引けるようにしました。

備考欄には、インフルエンザや受検に備えて、40名分記入できるようにしました。

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e-出席簿の印刷専用自動罫線ファイル

こんな感じに改造したわけです。

このような縦線を引く出席簿なら、かなり労力が削られます。

 

これは売れるで!って同僚からも言われ、ちょっと嬉しい気分になっています。

時期が来たら、ベクターさんから「e-出席簿」として紹介したいとは思いますが、

まあ、知る人ぞ知るマイナーなソフトになりそうです (笑)

でも、かなり使えます。

 

では、また。

 

 

 

 

 

重み付け成績処理システム(15クラス専科対応版)を公開しました

またまた取り上げていただきました。

この重み付け成績処理システムシリーズ

 

全教科、行動の記録対応の学級担任版はリーウェア

 

15クラス対応の専科専用版はシェアウェア

として公開しました。

 

評価は手動です。これは、一人ひとり吟味して評価をするべきだという想いからです。

でも・・・・達成度と順位が出ますので、案外すぐ評価できちゃいます。

 

評定は逆転現象が起こっては説明できないので、機械的に処理します。

 

 

それと、、、言い忘れていたのですが、

見てもらえば分かりますが、

2学期の評価をする時には、すぐ横のセルに、1学期の評価の印が表示されます。

2段階飛びの評価を防げます。

これ、楽です。

 

では、また。